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Organiser un événement

Communication : démarches et outils pour tout événement

 

Bien communiquer est un aspect ESSENTIEL de votre mission de délégué !

En effet votre action et vos efforts de mobilisation n’auront de répercutions que s’ils sont BIEN relayés auprès du public visé.

Il existe énormément de canaux différents pour communiquer et tous peuvent être exploités, à condition de les connaître, de parler leur langage, d’avoir des contacts et d’être très clairs dans les messages à faire passer

  1. Soutien à la communication assuré par le siège
  2. Communication locale assurée par l’équipe diocésaine
  3.  Que faire le jour J
  4. Que faire après le jour J
  5. Les outils de communication disponibles

1) Un soutien à la communication est assuré par le siège pour tous vos événements

  • Une affiche est préparée par l’équipe au siège à votre demande, à partir de tous les éléments que vous nous fournissez (lieu, horaire, titre, logos…) et suivant la charte graphique de l’Œuvre d’Orient. Le siège se charge d’imprimer cette affiche en format tracts et en format affiche, en fonction du nombre d’exemplaires que vous souhaitez – cette affiche est utilisable aussi en format électronique pour la communication internet
  • Un mail est envoyé à tous les donateurs de l’Œuvre d’Orient du diocèse concernés par l’événement pour les informer
  • Un article est rédigé sur le site internet de l’Œuvre d’Orient, à retrouver dans la rubrique « Actualité – Evénements »
  • – L’événement peut également être relayé sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter,…)
  • – Les événements prévus de longue date et pour lesquels nous avons toutes les informations peuvent également paraître dans le bulletin trimestriel ou la lettre d’information (envoyés à toute la France).

2) Une communication locale assurée par vous, équipe diocésaine

  • Contacter le responsable de la communication de votre diocèse et lui transmettre par mail l’affiche électronique de l’événement, lui demander de relayer au niveau du diocèse et voir avec lui quelle diffusion il peut faire (peut-il vous mettre en contact avec RCF, avec d’autres médias locaux ?)
  • Envoyer l’information aux paroisses : aller rencontrer les curés et proposer une affiche, des tracts, une annonce dans la feuille paroissiale
  • À partir du site internet de votre diocèse, vous constituer un répertoire des coordonnées des paroisses dans un tableau Excel (vous pourrez alors envoyer un mail groupé à toutes les paroisses pour chaque événement)
  • Contacter la presse locale, chrétienne et non chrétienne (journaux locaux, radios locales) et leur demander d’annoncer l’événement
  • – Presse locale : lorsqu’un intervenant se déplace, proposer à la presse une interview (en concertation préalable avec l’équipe au Siège)
  • – Certains événements (notamment les concerts) peuvent être annoncés sur des agendas culturels en ligne au niveau de la ville ou du département (sites à trouver sur internet en effectuant une recherche Google du type « Événements culturels dans le Nord » ou « Évènements en Alsace »)
  • Contacter la municipalité, inviter le Maire et demander à la Mairie d’annoncer l’événement
  • – Annoncer l’événement à la Direction Diocésaine de l’Enseignement Catholique et leur proposer d’informer les chefs d’établissements, envoyer l’information aux chefs d’établissement avec qui vous êtes déjà en lien
  • – Contacter les universités et leur envoyer l’information par mail, leur proposer des affiches et des tracts
  • – Informer les associations présentes localement (Saint Sépulcre, Ordre de Malte, scouts, associations diocésaines, AFC, Rotary Club, Lions Club, associations culturelles…)
  • – Diffuser au sein de vos réseaux personnels (amis, famille, paroisse, autres mouvements dans lesquels vous êtes engagés…)
  • – … et tous les autres contacts auxquels vous penserez !

 

3) Pour le jour J, prévoir

  • – Des tracts de l’Œuvre d’Orient avec bulletins de don.
  • – Les kakémonos de présentation de l’Œuvre d’Orient.
  • – Prendre des photos de bonne qualité, des vidéos.

4) Après l’événement, n’oubliez pas

  • De nous envoyer vos impressions et votre analyse après cet évènement, l’utilité sera multiple :
    • – avoir de beaux souvenirs !
    • – alimenter l’Orient’Express et faire profiter aux autres équipes diocésaines de votre expérience.
    • – faire l’objet d’une actualité sur le site internet de l’Œuvre d’Orient ou sur les réseaux sociaux.

      Stand pour le forum missionnaire à Nancy – Jean-Marie Blondel et Alain Hatier

 


5) Pour toutes vos démarches et actions, plusieurs outils de communications sont disponibles

 

La brochure de l’Œuvre d’Orient

Cette brochure est une synthèse pédagogique présentant l’histoire et la diversité des Églises orientales. Elle présente également les différents axes d’action de l’Œuvre d’Orient.

Cette brochure doit faire l’objet d’une distribution modérée du fait de son coût de fabrication : il s’agit d’une brochure remise de la main à la main (lors d’une prise de contact ou aux personnes qui font un don lors d’un événement) et non d’une brochure laissée en libre-service dans le fond d’une église. Retrouvez-la ici : Brochure actuelle

Un argumentaire oral

Vous disposez d’un argumentaire présentant en 5 points-clefs l’identité et l’action de l’Œuvre d’Orient et de son Réseau. Vos prises de parole publiques doivent se limiter à ces aspects, ainsi qu’à la promotion directe d’une action du Réseau. Vous représentez l’Œuvre d’Orient et ne pouvez en aucun cas  commenter l’actualité internationale, ni prendre position sur les conflits politiques et religieux au Moyen-Orient.  Présentation de l’Œuvre d’Orient

Un communiqué de Presse

Ce document est destiné aux médias (radio et presse écrite locales essentiellement, parfois médias nationaux) afin de présenter officiellement l’événement. Il reprend tous les éléments relatifs à l’événement, à diffuser par courriel. On y retrouve la date, l’horaire, le lieu, le titre, quelques lignes sur l’intervenant potentiel, sur le contenu de la conférence ou de l’exposition et des éléments de présentation de l’Œuvre d’Orient. Il donne également le contact de l’organisateur, qui pourra être recontacté par le journaliste.

A titre d’exemple, voici le communiqué de presse qui avait été fait pour la chorale d’Alep en octobre 2018 : CP – Tournée de la Chorale Alep

Le tract avec bulletin de don

Le dépliant est un outil de base à mettre en permanence à disposition quel que soit l’événement ou l’occasion. Il peut être distribué partout. Il présente l’Œuvre d’Orient de façon synthétique et visuelle et est accompagné d’un bulletin de don. Tract de l’Œuvre d’Orient

La vidéo de présentation

Elle décrit l’Œuvre d’Orient et ses missions. Elle peut être utilisée en introduction d’une conférence, en boucle pendant une exposition, pour l’animation d’un stand lors d’une manifestation, ou insérée dans un Powerpoint pour les écoles ou autres. D’une durée de 5,30 minutes, il s’agit d’un support dynamique de présentation de l’association. Vous pouvez la retrouver sur le lien suivant : Vidéo de présentation

Le bulletin trimestriel

Le bulletin trimestriel est envoyé à tous les abonnés. Il rassemble des articles de fond donnant des nouvelles des Églises d’Orient, de leurs actions, des actions de l’Œuvre d’Orient, ainsi qu’un éclairage sur certains points d’actualité et un témoignage sur un pays en particulier. Édité depuis 1856, le Bulletin a été entièrement revu pour le numéro de l’hiver 2020. L’abonnement annuel au bulletin est de 5€ par an.  Bulletin 793 – janvier, février, mars 2019

La lettre d’information

La lettre d’information est une publication envoyée gratuitement à tous nos donateurs. C’est un feuillet A4 qui résume les activités de l’Œuvre au travers des témoignages des communautés aidées. On y trouve aussi les témoignages des volontaires sur le terrain, des informations sur les événements à venir et l’édito de Mgr Gollnisch. Elle est envoyée à Pâques, Noël et la Toussaint. Lettre d’information OO

Les kakémonos

Ils sont  disponibles pour tous vos événements ! Ce sont deux panneaux de présentation sur pieds de 85 x 200 cm. Si votre équipe diocésaine n’en est pas encore munie et en a besoin pour la tenue d’un événement, merci de nous en faire la commande en précisant l’adresse à laquelle vous souhaitez qu’ils soient livrés : evenements@oeuvre-orient.fr

Le site internet de l’Œuvre d’Orient

Sur le site internet et l’espace délégué, vous retrouverez de nombreuses informations utiles comme:

  • – Les projets soutenus par l’association.
  • – La frise des églises orientales et leur histoire
  • L’agenda des événements du Réseau
  • – Des articles sur l’actualité et des témoignages