Espace délégués

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Organiser un événement

Concert

Nous sommes régulièrement contactés par des personnes ayant choisi d’offrir les bénéfices de leur concert, pièce de théâtre, spectacle, pour les chrétiens d’Orient. Le plus souvent, l’organisation de l’événement est alors prise en charge par ces personnes et nous n’intervenons que comme support à l’événement.

 

Être vigilent sur le contenu de l’événement : n’y a-t-il rien dans cet événement qui soit contraire ou non conforme aux valeurs de l’Œuvre d’Orient (en accord avec les positions et la morale de l’Eglise, pas de prise de position politique ou sur des sujets de société…).

Il est très important de se mettre d’accord avec les organisateurs sur ce qu’ils attendent de l’Œuvre d’Orient pour une telle collaboration, notamment s’ils font la demande que des frais soient pris en charge par l’Œuvre d’Orient. Nous ne pouvons nous engager en aucun cas à prendre en charge des frais importants, dans l’incertitude des bénéfices qui nous seraient ensuite reversés.

 

L’Œuvre d’Orient peut apporter sa contribution pour les aspects suivants :

  • Soutien à la communication (nous pouvons également leur proposer de réaliser l’affiche) au sein de nos réseaux, en plus de la communication déjà prévue par les organisateurs. Il est important de préciser aux organisateurs qu’ils ne doivent pas compter sur notre seule communication pour remplir la salle de spectacle, concert…
  • Prise en charge de certains frais de support lorsque les organisateurs le demandent (impression d’affiches et tracts, impression des programmes…)
  • Aide le jour J pour l’accueil du public, la tenue de la billetterie… (nous pouvons vous fournir des tee-shirt de l’Œuvre d’Orient pour une meilleure visibilité)
  • Présentation de l’Œuvre d’Orient devant le public au début ou à la fin de l’événement, tenue d’un stand d’information sur l’Œuvre d’Orient, éventuellement vente de livres ou autres objets, distribution de tracts…

 

Si vous êtes musicien ou acteur dans l’âme et souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un concert, spectacle, cela est possible, mais soyez conscients que cela peut représenter beaucoup de travail ! Ce n’est pas la spécialité de l’ Œuvre d’Orient d’organiser ce genre d’événements et nous n’avons pas de réelle expertise en la matière.

 

Voici quelques points de vigilance :

  • Limiter au maximum les frais et bannir la location de salles de concerts, très coûteuses
  • Éviter les artistes professionnels qui demandent des cachets importants que nous ne pourrions honorer, leur proposer de se produire gratuitement pour les chrétiens d’Orient ! Il existe beaucoup d’artistes amateurs capables d’offrir des moments de qualité (chorales, musiciens,…), les privilégier.
  • Le choix de la date est important : cela dépend certes de la disponibilité du lieu et des artistes, mais bien vérifier que la date choisie n’est pas la même qu’un autre événement voisin et donc concurrent
  • Il est plus facile de gérer une entrée gratuite avec participation libre, qu’une entrée payante avec inscription.

 

Pour le jour J, prévoir :

  • de distribuer les tracts de l’Œuvre d’Orient ou de les disposer en amont sur les chaises
  • de monter les kakémonos de présentation de l’Œuvre d’Orient et de les disposer à l’entrée et ensuite à côte de la scène
  • des teeshirts OO rouges pour les bénévoles qui accueillent à l’entrée du lieu
  • de distribuer le programme du concert
  • Prévoir un temps de présentation de l’Œuvre d’Orient (quelques minutes suffisent, en introduction) et de remerciements, introduire les artistes et annoncer la quête qui aura lieu pendant le concert (éventuellement présenter le projet pour lequel les fonds seront reversés)
  • Le moment de la quête est à bien organiser, prévoir des tracts avec bulletins de don et préciser que les dons sont défiscalisés (lorsqu’on le précise, les gens sont parfois enclins à donner davantage)

 

La communication :

Se référer à l’article Communication de l’Espace délégués.