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Organiser un événement

Conférences

 

Vous souhaitez organiser une conférence autour d’un thème précis qui vous intéresse plus particulièrement, ou d’un thème plus large comme celui des chrétiens d’Orient, ou encore autour d’un livre, d’un voyage, d’un film…  Voici les quelques étapes clefs pour lancer au mieux l’événement :

 

Le thème :

Tout d’abord voyez avec votre équipe, et toujours en fonction de ce qui a déjà été fait dans votre diocèse, et de l’agenda du diocèse, quel thème vous convient le mieux. L’idée est d’installer une certaine cohérence dans les événements proposés. Par exemple, si une exposition de photos sur l’Irak a lieu dans telle paroisse de votre diocèse, il peut être intéressant de proposer une conférence sur les chrétiens d’Irak. Nous éviterons par ailleurs les doublons, si une autre association à déjà fait une conférence sur l’Irak récemment, nous éviterons de nous lancer sur le même sujet. Donc il est très important d’adapter le thème au contexte local de votre diocèse.

 

Le format :

  • Conférence académique : les conférences de type « académique », comme celles que donne régulièrement Mgr GOLLNISCH, durent généralement 1h 30 avec un temps de questions-réponses à la fin. Le conférencier suit le déroulé de sa conférence et parle sans interruption.
  • Conférence animée : elle est menée par un animateur et le conférencier. Ils établissent au préalable la liste des questions et des réponses qui vont guider le contenu de la conférence. Aussi le jour J la conférence se déroule au gré des questions posées par l’animateur. Cela permet de donner une dimension plus dynamique et vivante à la conférence et est aussi un moyen pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de parler seule pendant 1h30 d’alléger
  • Conférence autour d’un film : dans ce cas là, vous pouvez prévoir une projection du film, qui sera suivie d’une conférence/débat autour du film. C’est un bon moyen de s’adresser au jeunes par exemple. Les écoles sont assez friandes de ce genre de format. C’est ludique et amène à la fois les jeunes à pousser leur réflexion au-delà des images.  Si le réalisateur ou l’un des protagonistes du film peut être présent pour animer le débat, c’est l’idéal.
  • Conférence autour d’un livre : vous pouvez tout à fait organiser une conférence autour d’un livre. L’auteur peut venir témoigner et présenter son livre. On peut très bien prévoir une séance de dédicace à l’issue de la conférence. Mgr GOLLNISCH et Vincent Gelot par exemple ont l’habitude de ce genre de format.
  • Conférence autour d’un voyage : la conférence est alors alimentée par l’expérience vécue, les rencontres, des photos/vidéos, une partie contexte géopolitique bien sûr. C’est plus un témoignage qu’une conférence comme on l’entend. Je pense notamment au type d’intervention que peuvent donner des anciens volontaires au retour de leur mission. C’est aussi un très bon moyen de s’adresser aux jeunes.

 

Le conférencier :

Une fois le thème défini, s’ensuit le choix du conférencier. Le choix se fait en fonction :

  • du thème choisi
  • de l’ampleur du public attendu
  • du type de public visé (chrétiens/non chrétiens, public paroissial/étudiant/scolaire, initié/non initié…)

Nous pouvons en discuter ensemble et vous orienter plutôt vers tel ou tel conférencier en fonction du thème choisi. Nous veillerons également à vous mettre en lien avec ce dernier pour que vous soyez ensuite directement en contact pour affiner le contenu et les modalités de la conférence. Vous retrouverez ci-dessous une liste non-exhaustive de conférenciers auxquels nous avons régulièrement recours.

NB : Il est possible que vous ayez rencontré d’abord le conférencier et que vous soit venu le projet de conférence par la suite.

La date :

Soit vous avez déjà une date fixée pour ladite conférence, soit vous la fixez ensemble avec le conférencier en fonction de son agenda et du vôtre. Pour convenir de la date, veiller à ne pas empiéter sur d’autres événements qui peuvent avoir lieu au même moment. Choisissez une date et une heure à laquelle vous êtes sûr que le public visé sera disponible (vérifier les dates des jours fériés, des fêtes religieuses, des groupes de prières, des vacances, des pèlerinages, etc…). Il se peut aussi que le choix de la date soit conditionné par la disponibilité du lieu. A vous de choisir ce qui conviendra le mieux.

 

Le Lieu :

Réservez le lieu où se déroulera la conférence. En fonction du public auquel vous voulez vous adresser, tout est envisageable : salle paroissiale, établissement scolaire, mairie, église, maison des associations… Certaines réservations nécessitent de s’y prendre suffisamment longtemps à l’avance d’autres non, et certaines engendrent des frais. En général on essaye de trouver des salles qui peuvent être mises à disposition gratuitement. Un point de vigilance : en fonction de la mobilisation que vous envisagez pour l’événement, essayez le plus possible d’adapter le choix du lieu. Il vaut mieux une salle juste, quitte à rajouter des chaises au dernier moment qu’une salle immense qui paraîtra vide le jour J. L’atmosphère est beaucoup plus chaleureuse si l’espace est occupé. Une salle de 400 places ne sera pas adaptée à une conférence à laquelle vous attendez une cinquantaine de personnes… La contenance de la salle doit donc être un élément à prendre en compte pour votre choix.

 

La communication :

A partir du moment où vous avez choisi votre thème, un titre peut être défini en concertation avec le conférencier et vous. Cela permettra à l’équipe du siège de pouvoir vous faire une première proposition d’affiche. Si l’affiche vous convient, nous l’envoyons à l’impression et la faisons directement livrer (en A3 et/ou A4) avec les tracts à l’adresse de votre choix. Le but étant que vous puissiez en faire la distribution dans les paroisses (en général pour tout affichage dans les paroisses il faut demander l’autorisation du curé), chez les commerçants, pourquoi pas aussi dans les établissements scolaires, fac et aumôneries, auprès de la municipalité (panneaux d’affichages municipaux…), auprès des médias locaux (RCF, journaux… … et tous vos réseaux !

Au siège, l’équipe se charge de :

  • diffuser l’information par courriel à tous les donateurs de la base de données de l’Œuvre d’Orient du ou des départements (voire de la région) concernés.
  • rédiger un article sur le site internet de l’Œuvre d’Orient dans la rubrique « événements ».

La logistique :

Le conférencier peut éventuellement avoir besoin d’être dépanné pour se rendre d’une gare au lieu de conférence. A ce moment là, si quelqu’un de votre équipe est disponible pour aller le chercher c’est l’idéal. Parfois le conférencier prévoit de projeter un Powerpoint, un diaporama ou des vidéos. Prévoyez dans ce cas-là le matériel nécessaire : rétroprojecteur, écran, son, câbles, connexion Internet, lumière… L’idéal est de pouvoir tester le support en amont. Si la salle est grande, prévoir un micro.

Vous pouvez aussi filmer la conférence et prendre des photos (pour enrichir l’Orient Express et ainsi permettre aux autres diocèses d’être informés de ce qui se passe en France !). Les vidéos et photos sont également très utiles pour l’équipe de communication au siège qui peut relayer l’information rapidement ensuite sur les réseaux sociaux de l’Œuvre d’Orient. 

Pour le jour J, prévoir :

  • de distribuer les tracts de l’Œuvre d’Orient ou de les disposer en amont sur les chaises
  • de monter les kakémonos de présentation de l’Œuvre d’Orient et de les disposer sur la scène
  • d’introduire le conférencier auprès du public
  • une corbeille de dons à la fin de la conférence (à disposition sur une table ou tenue à la main)
  • si le conférencier est aussi auteur d’un livre en lien avec les chrétiens d’Orient, il peut être intéressant d’organiser une séance dédicace à l’issue de la conférence. Pour cela, prévoir en amont l’acheminement des livres et le jour J un stand

Les conférenciers qui peuvent intervenir pour l’OO :

Nous vous présentons ici une liste non-exhaustive de conférenciers que nous connaissons bien et qui ont l’habitude d’intervenir pour l’Œuvre d’Orient.

Intervenants plutôt académiques :

Chrétiens d’Orient en général
Liban et maronites
Coptes d’Égypte
Arméniens

Intervenants qui s’exprimeront d’avantage par rapport à leur expérience de terrain, de leur vécu :

 

Les Missi Dominici de l’Œuvre d’Orient

Les Missi Dominici sont des personnes bénévoles envoyées par l’Œuvre d’Orient dans nos pays d’actions, qui se déplacent au sein des communautés que nous soutenons afin de voir l’avancée/la réalisation des projets, de rencontrer les acteurs locaux et de faire part au siège de l’état de la situation sur place. Ils sont de vrais garants de notre action sur place et assurent la pérennité de nos liens avec les communautés aidées. Forts de plusieurs voyages par an, ils connaissent bien le terrain et sont à même de témoigner des réalités de vie des communautés locales.

Pour plus d’informations, nous contacter.

 

Les volontaires de retour de mission

Les volontaires de l’Œuvre d’Orient sont invités à rendre témoignage de ce qu’ils ont vécu pendant leur mission. Ces jeunes entre 20 et 35 ans ont donné 2 semaines, 6 mois, une année voire plus de leur temps pour aller rencontrer les communautés orientales à travers un service. C’est une expérience d’une grande richesse qu’ils sont heureux de pouvoir faire partager à leur retour. Le pôle jeunes les accompagne pour qu’ils aient le recul nécessaire pour parler de leur mission et rendre accessible à tous leur témoignage. Cependant ils ne sont pas académiciens, leur intervention relève avant tout du témoignage et part de l’expérience vécue. Les volontaires, de retour en France, poursuivent leurs études ou reprennent leurs activités professionnelle, ils ne sont donc pas systématiquement disponibles. Vous pouvez nous contacter, ou contacter le pôle jeune à : polejeune@oeuvre-orient.fr

Acteurs de terrain

Au sein de l’Œuvre d’Orient, plusieurs personnes travaillent ou ont travaillé sur le terrain.